Concurrent Breakout Sessions

DESCRIPTION OF SESSION

Research Ethics Boards (REBs) are often experienced as intimidating “black boxes” by researchers and daunting service roles by members themselves. Yet, at their best, REBs function not as regulatory gatekeepers alone, but as essential partners in protecting participants, strengthening research quality, and navigating rapidly evolving ethical terrain. The REB Bestie You Didn’t Know You Needed… introduces A Canadian Research Ethics Board Member’s Companion Guide, a practical, accessible, and deeply contextualized resource for new and experienced REB members alike. Drawing on national policy, real-world case studies, and decades of leadership in research ethics administration, this work demystifies the full lifecycle of REB review, from protocol assessment and consent processes to conflicts of interest, privacy, vulnerable populations, and emerging issues such as artificial intelligence, data repositories, and international research. The session will showcase how the Companion Guide reframes REB work as participant-centred, equity-informed, and collaboration-driven, while offering concrete tools for ethical decision-making in complex, high-stakes contexts. Attendees will gain an insider’s view of how REBs operate in practice, where common breakdowns occur, and how thoughtful, well-prepared REB members truly become the “besties” that ethical research—and researchers—didn’t know they needed.

The session will focus on identifying a middle ground that maintains strong participant protections while recognizing the relational and iterative nature of community-engaged work. Participants will consider practical ways REBs and REOs can evolve, including rethinking application templates, creating guidance for shared governance, supporting ongoing consent processes, and building review models that value community priorities. The aim is to move toward a more responsive ethics environment that protects participants, reduces administrative friction, and strengthens the integrity of the ethics process while boosting the impact of community-engaged research.

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Les comités d’éthique de la recherche (CER) sont souvent perçus comme des « boîtes noires » intimidantes par les chercheurs et comme des fonctions administratives décourageantes par leurs propres membres. Pourtant, lorsqu’ils sont efficaces, les CER ne se contentent pas d’être de simples gardiens de la réglementation, mais agissent comme des partenaires essentiels pour protéger les participants, renforcer la qualité de la recherche et guider les chercheurs dans un paysage éthique en constante évolution. Nous vous présentons donc un guide d’accompagnement pour les membres des CER canadiens, une ressource pratique, accessible et profondément contextualisée destinée aussi bien aux nouveaux membres qu’aux membres expérimentés. S'appuyant sur les politiques nationales, des études de cas concrets et des décennies d'expérience en matière d'administration de l'éthique de la recherche, cet ouvrage démystifie l'ensemble du cycle de vie de l'évaluation par les CER, depuis l'évaluation des protocoles et les processus de consentement jusqu'aux conflits d'intérêts, à la protection de la vie privée, aux populations vulnérables et aux enjeux émergents tels que l'intelligence artificielle, les référentiels de données et la recherche internationale. Nous montrerons comment ce guide redéfinit le travail des CER en le centrant sur les participants, l’équité et la collaboration, tout en proposant des outils concrets pour la prise de décision éthique dans des contextes complexes et à enjeux élevés. Les participants bénéficieront d’un aperçu privilégié du fonctionnement pratique des CER, des points de rupture courants et de la manière dont des membres de CER avisés et bien préparés deviennent véritablement les « meilleurs amis insoupçonnés » de la recherche éthique — et des chercheurs.